LA CONTABILIDAD/THE ACCOUNTING.

 LA CONTABILIDAD

   La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

 

    La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

       La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Principios Contables:

Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera.

Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus usuarios externos.

Procedimientos Contables:

     El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

Los procedimientos contables son:

- Cuentas

- Débitos y créditos

- Cargos y créditos a las cuentas

- Cuentas de activos

- Cuentas de pasivo y capital

- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

- Registros de las operaciones

- Cuentas por cobrar y por pagar

- El diario y el mayor

- Pases al mayor

- Determinación de los saldos de las cuentas

- La balanza de comprobación

Objetivos de la contabilidad

      Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

• Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
• Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
• Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

Tipos de contabilidad 

La contabilidad puede ser clasificada en múltiples ramas, dependiendo del criterio de división utilizado. De acuerdo con el tipo de unidad económica a la que se refiere la información contable generada se puede hacer la siguiente clasificiación

Macrocontabilidad

La contabilidad nacional ofrece la representación numérica sistemática de la actividad económica de un país, durante un periodo determinado. Es elaborada por los Estados, suministra información útil que orienta la política económica del país.

Microcontabilidad

Es la contabilidad de las pequeñas unidades económicas. El objetivo de esta contabilidad es suministrar información que se utilizará en la toma de decisiones. Dentro de la microcontabilidad se distingue una contabilidad pública, ejecutada por las distintas Administraciones públicas y un contabilidad privada, orientada a la empresa.

Dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la información contable pueden ser divididos en dos grandes grupos, usuarios internos que comprende a todos aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma. Por otro lado se utiliza la contabilidad por los usuarios externos a la gestión de la empresa objeto de la información, y que comprende a todos aquellos entes que no participan en la gestión como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la Administración pública, especialmente la Administración tributaria y que necesitan básicamente de la información contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples puntos de vista. En función de los usuarios de la contabilidad se distingue entre contabilidad financiera y contabilidad directiva o de gestión:

Según los tipos de usuarios (Externos-Internos), pueden ser:

1. Contabilidad financiera (externa): proporciona la información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, Administraciones Públicas, etc.). La legislación de la mayoría de los países regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la información resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad. La contabilidad financiera suele tener poco detalle porque contiene una información muy agregada.
2. Contabilidad de gestión o contabilidad directiva (interna): que engloba a la Contabilidad de costos. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y productivos en el interior de la empresa que servirán para tomar decisiones en cuanto a producción, organización, marketing, etc. Se caracteriza por ser más flexible, dado que se basa en la autorregulación, está sometida únicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas legales, suele ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas.

Masas patrimoniales

La ecuación fundamental del patrimonio expone que en se cumple que la suma del valor de los activos -bienes y derechos- es igual a la suma del valor de los pasivos y del patrimonio neto.

Activo

El activo es el conjunto de bienes y derechos que posee la empresa.

• Activo circulante o corriente: es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Con una mayor precisión terminológica, podríamos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a aquellos recursos del ente que poseen una alta rotación o movilidad.
• Activo fijo o no corriente: son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fabrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un contraejemplo sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la inmobiliaria son parte de su activo fijo.
• Diferido: El saldo de las cuentas del activo diferido está constituido por gastos pagados por anticipado, sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores.

Pasivo

El pasivo está formado por las obligaciones hacia terceros (Pasivo Exigible). Los Fondos Propios, también llamados Capital o Neto Patrimonial, por ser la diferencia entre el Activo y el Pasivo Exigible, son por tanto el valor contable neto de la empresa, ya que representa el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie.

Patrimonio neto contable

Se denomina a esta partida como la diferencia entre el activo -bienes y derechos que están controlados económicamente por la empresa- y el pasivo -corriente y no corriente- y se cumple así la ecuación contable Activo Total = Pasivo Total+ Patrimonio neto, o lo que es lo mismo, Activo Total - Pasivo Total = Patrimonio neto, siendo entonces Activo Total - Pasivo Corriente - Pasivo No Corriente = Patrimonio Neto Contable.La contabilidad, como ciencia, utiliza un método, denominado método contable, que se compone de cuatro pasos:

• Captación de los hechos de contenido económico susceptibles de ser contabilizados.
• Cuantificación de los hechos contables.
• Representación mediante registro de los hechos en cuentas contables (instrumentos conceptuales) anotados en libros de contabilidad (instrumentos materiales).
• Agregación de la información registrada que se presenta de forma sintetizada en los estados financieros (cuentas anuales).

Las cuentas

Las cuentas son el instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. Cada una consta de una denominación y un código numérico, la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra) Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del activo o del Pasivo (y dentro de este, del Pasivo exigible o del Capital, también llamado Fondos propios o Patrimonio Neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo la Estimación para Cuentas Incobrables o de Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora. También podemos tener cuentas complementarias en las cuentas de Gestión.

Convenio de cargo y abono y sistema de partida doble

Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando este aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.

Se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial. Cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono.

Sistema de partida doble

El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.

La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios:

1. Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor;
2. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa;
3. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale;
4. Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta;
5. Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Saldo

Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos. Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor, sin embargo cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor. Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta esta saldada, balanceada o sin saldo.

Libros contables

Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son:

Clases de libros

Libro Diario o Journal

Es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronológico, todas las operaciones de la actividad económico empresarial, según se van produciendo en el tiempo.La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama "asiento"

Asiento

El asiento es la unidad de registro de entrada de información en los libros contable. A partir de los asientos, el proceso contable es capaz de elaborar, mediante agregación, una información de síntesis necesaria para uso interno, de los gestores de la empresa, y externo, para uso de terceros, concretada fundamentalmente en las cuentas anuales.

Libro Mayor o Ledger

Este libro recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en él se recogen para cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas.

Libro de Balances o Balance Sheet

Los libros de Balances reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los Balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.

Existen otros libros que se denominan Auxiliares o Subdiarios:

• El Libro de Compra y Venta. Son los libros en que se ingresan las operaciones resultantes por las compras y ventas de un periodo. Sus columnas más importantes son: |Fecha|Proveedor o Cliente|N° Documento|Neto|IVA|TOTAL
• El Libro de Caja Americano. Este libro se lleva cuando se utiliza el sistema jornalizador, lo particular de este es que maneja tanto los ingresos como egresos de la caja.

Las normas contables

El funcionamiento de la contabilidad es regulado por las normas contables, que debido a diferencias de carácter fiscal, cultural, económicas y políticas, pueden ser muy diferentes en cada país, lo que dificulta la comparabilidad de la información publicada por las empresas en distintos países. Estas normas pueden ser aprobadas de forma legal o pueden estar reguladas por entidades privadas de carácter profesional. Su contenido incluye los principios, reglas y prácticas necesarias para preparar los estados financieros.

Estados financieros - Cuentas anuales

Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los documentos que los componen deban ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran.

Aunque cada país regula el contenido obligatorio de los estados financieros, suele estar formados por los siguientes elementos:

• el balance (también denominado Estado de situación patrimonial). El balance plasma el patrimonio de la empresa en una determinada fecha.
• el Estado de resultados (también denominado cuenta de Pérdidas y ganancias) la cuenta de «Pérdidas y ganancias» expresa una descomposición de los beneficios o pérdidas de la empresa durante un ejercicio económico.
• el estado de cambios en el patrimonio neto (estado de evolución del patrimonio neto), que suministra información sobre la cuantía del patrimonio neto.
• el estado de flujo de efectivo.
• la memoria (También denominada información complementaria o notas). La memoria amplía y detalla la información contenida en los documentos anteriores.

Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

Según el Marco Conceptual para la preparación y presentación de los estados financieros, existen 4 criterios de medición:

Coste histórico

Los activos se registran por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo pagados, o por el valor justo del activo entregado a cambio en el momento de la adquisición. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la obligación o, en algunas circunstancias (por ejemplo, impuesto a la renta por pagar) por los montos de efectivo o equivalentes de efectivo que se espera pagar para extinguir la correspondiente obligación.

Coste Corriente

Los activos se llevan contablemente por el monto de efectivo, o equivalentes de efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro de similares características. Los pasivos se registran al monto de efectivo o equivalente de efectivo que se requiere para liquidar la obligación al momento presente.

Valor Razonable

Los activos se registran contablemente por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, en la venta no forzada de los mismos. Los pasivos se registran a sus valores de liquidación, esto es, los montos sin descontar de efectivo o equivalentes de efectivo, que se espera pagar por las obligaciones en el curso normal de las operaciones.

Valor Actual

Los activos se registran contablemente al valor actual, descontando las futuras entradas netas de efectivo que se espera genere la partida en el curso normal de las operaciones. Los pasivos se registran por el valor actual, descontando las salidas netas de efectivo que se necesitarán para pagar las obligaciones, en el curso normal de las operaciones.

 Estructura de un Sistema Contable

 

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada mas que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. 

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén. 

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

Utilización De La Información Contable

La contabilidad va mas allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

Características de un sistema de información contable efectivo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. 

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
· La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
· La información es útil cuando es pertinente y confiable.
· La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

· La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. 

Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad.
Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. 

El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. 

Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable.
Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

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THE ACCOUNTING




Accounting is defined as a system adapted to classify the economic facts that occur in a business. In such a way that it constitutes in the central axis for carrying out the various procedures that lead to obtaining the maximum economic yield involved constitute a particular company.


Accounting is a technique that deals register, classify and summarize the commercial operations of a business in order to interpret their results. Therefore, managers or directors through accounting may focus on the course who follow their business through accounting and statistical data. These data allow to know stability and solvency of the company, the flow of cash receipts and payments, the trends of sales, costs and overheads, among others. So you can see the financial capacity of the company.


Accounting is of great importance because all companies need to take control of their financial and commercial negotiations. You will thus get greater productivity and use of their heritage. On the other hand, the services provided by accounting are essential to obtain information of a legal nature.

Accounting principles:

The accounting principles relate to basic or joint concepts of propositions guidelines to which all subsequent development must subordinate themselves. Its mission is the establish boundaries in economic entities, the bases of the quantification of the operations and reporting of financial information.

The accounting principles were meant to be applied to the so-called financial accounting and, by extension, are often also apply to the administrative accounts. Administrative accounting DSAT according to needs or preference of each company, which may impose their own regulations. Financial accounting should plan to provide quantitative, comparative and reliable information to your external users.

Accounting procedures:

Records management represents a phase or accounting procedure. The record-keeping forms an extremely important process every time that the efficient development of other activities accounting depends on high degree of accuracy and completeness of accounting records.


Accounting procedures are:

-Accounts
-Debits and credits
-Charges and credits to the accounts
-Assets accounts
-Liabilities and capital accounts
-Summary of the operation of the debits and credits
-Records of operations
-Accounts receivable and payable
-The daily and the oldest
-Spend more
-Determination of the balances of the accounts
-The balance of audit

Objectives of accounting

Provide information to: owners, shareholders, banks and managers, in relation to the nature of the value of the things that the business owed to third parties, the things possessed by the business. However, its primary objective is to provide reasoned information, based on technical records of the transactions carried out by a private or public entity. To do this, you must perform the following:

    Records with bases in systems and technical processes adapted to the diversity of operations that can perform a given entity.
    Classified operations registered as a means to obtain objectives.
    In order to give detailed and reasoned information to interpret the results.

With regard to the information provided, it must comply with an administrative goal and one financial:

Administrative: provide information to the internal users to provide and facilitate the intrinsic administration planning, decision-making and control of operations. To this end, includes current and future historical information of each Department that subdivide the company.

Financial: providing information to external users of the operations carried out by a body, fundamentally in the past which also is called historical accounting.

Types of accounting
Accounting can be classified into multiple branches, depending on the criteria of Division used. The following statistics can be done with the type of economic unit referred to in the accounting information generated
Macrocontabilidad
National accounting offers systematic numerical representation of the economic activity of a country, for a given period. It is made by the States, provides useful information that guides economic policy of the country.
Microcontabilidad

It is the accounting of small economic units. This accounting aims to provide information to be used in decision-making. Within the microcontabilidad distinguishes a public accounting, executed by the different public administrations and private, enterprise-oriented accounting.

In business accounting, accounting information users can be divided into two groups, internal users comprising all persons or bodies that use information from inside the company for making decisions right in the direction of the same. On the other hand the accounting for external users to the management of the company subject to the information is used, and which includes all those not involved in the management as shareholders, creditors, lenders, customers, investors, employees and the public administration, especially the tax administration and entities who need basically for accounting information to also make decisions and control the enterprise from multiple points of view. According to the users of accounting are discussed between financial accounting and accounting directive or management:

According to the types of users (Externos-Internos), can be:

    Financial accounting (external): provides information essential for the operation and financial statement of the company all the economic stakeholders (customers, investors, suppliers, public administrations, etc.). The legislation of most countries regulates financial accounting rules to homogenize the resulting information and give greater reliability and comparability. Financial accounting is usually have little detail because it contains a very aggregated information.
    Accounting management or accounting directive (internal): covering the accounting of costs. It is the accounts prepared for internal purposes or subsistence in-house and is used for the calculation of costs, economic and productive States inside the company that will be used to make decisions regarding production, organization, marketing, etc. He is characterized by being more flexible, since that is based on self-regulation, is only subject to standards which were autoimponga the company itself and not to legal norms, is usually more detailed than the financial accounting and is also more immediate than this, because it should be for very close decisions.

Patrimonial masses

The fundamental equation of heritage exhibits which in is satisfied that the sum of the value of the assets - assets and rights - is equal to the sum of the value of liabilities and equity.


The asset is the set of assets and rights which owns the company.

    Current or current asset: is that asset liquid to the closing date for the exercise, or convertible into money in the twelve months. In addition, consider flows to those assets applied for cancellation of a passive current, or to avoid expenditures during the fiscal year. With greater terminological accuracy, we could say that the "current assets" or "current assets" refers to those resources of the entity possessing a high rotation or mobility.

    Fixed assets or non-current: are those that do not vary during the cycle of exploitation of the company (or fiscal year). For example, the building where riding one manufactures its products is a fixed asset because it remains in the company during the whole process of manufacture and sale of products. A counterexample would be a real estate agency: buildings that the real estate purchase to sell vary during the cycle of exploitation and therefore form part of the assets. At the same time, the real estate offices are part of its fixed assets.
    Deferred: The balance of the accounts of the deferred asset is comprised of expenses paid in advance, about which has the right to receive a usable service, both in the same period and later.

Passive
The passive is formed by the obligations towards third parties (Exigible liabilities). Equity, also called Capital or net heritage, being the difference between assets and liabilities Exigible, are therefore net the company's book value, as it represents the value of the assets and rights which the company should not anyone.

Equity accounting
Referred to this item as the difference between assets - property and rights that they are economically controlled by the company - and - current and non current - liabilities and thus met the accounting equation Total assets = liabilities + Total equity, or what is the same, Total assets - Total liabilities = net worth, then being Total assets - current liabilities - liabilities not current = heritage Neto Contable.La accounting, such as science, uses a method called accounting method which consists of four steps:

    Uptake of the facts of economic content likely to be counted.
    Quantification of facts accountants.
    Representation through registration of the events in accounting Auditors (conceptual instruments) listed in books of account (Tools materials).
    Aggregation of recorded information that occurs way synthesized in the financial statements (annual accounts).

The accounts

 
The accounts are the instrument of representation and measure of each property element. Each consists of a name and a numeric code, the word represents the qualitative element of the account and the number the quantitative element. These words and numbers are the representation of the reality of the heritage elements written on paper. Therefore there are as many accounts as assets the company. Graphically drawn as a T, where the left hand side is called the "Debit" or "Must" and to the right "credit" or "no", without these terms have no other meaning than indicate a mere physical situation into account.(the must is the left side of the account and there is the right side of the account and nothing else as you may indicate it his word) There are two types of account: heritage and management or results. Heritage accounts will appear in the balance sheet and can form part of the asset or liabilities (and within this, the total liabilities or Capital, also called equity or net assets). Accounts management or results are reflecting income or expenses and will appear in the account of losses and Ganancias.Independientemente if the accounts are heritage or results, also says that by their nature are debtor or creditor. The accounts are indebtedness when being of heritage concerning an asset or as management refer to a spending and creditor being heritage when they refer to a liability or a capital account, or when being management relate to income. A supplementary account of asset or liability may invest the previous logic, for example the estimate for Incobrables accounts or inventory obsolete or slow movement that remain active accounts their nature is lending. We can also have additional accounts in the accounts of management.
Convention of charge and payment and double-entry system

Charge or debit an account is to make an annotation in the must. Paid or credited an account is to make an annotation to the credit. Asset accounts, as this increases, they are loaded, and when, are paid. Liabilities and capital accounts, as this increases, are they paid, and when, loaded.

Refers to the effect of commercial transactions without altering the equity equation. Every transaction affect the balance, change the values in the heritage, but without changing the equation equal. In each of those transactions, are at least two accounts. There are seven types of transaction following the theory of the charge and payment.
Double-entry system

Double-entry system is that each fact accountant, should produce at least one position at an account and one payment in another, and the sum of the charges and made fertilisers must be the same, in other words, all the resources that exist in a company are the result of the implementation of resources that had a definite source.

The "double" as accounting technique is due to the following criteria:

    Correspondence: who receives is debtor, who delivers creditor;
    Reciprocity: there is no debtor creditor and vice versa;
    Equivalence: all that enters must be equal to the value that comes out;
    Consistency: all values entered by an account should leave by the same account;
    Confrontabilidad: losses are debitan, earnings are credited.

Balance
An account balance is the difference between debits and credits. Where are debits older credits will balance debtor, however when the credits are major debits will be balance creditor. Where debits are equal to credits, means that the account is paid off, balanced or without balance.

Accounting books

Accounting books are documents that support and reflect the facts with importance in the economic reality of the company over a period of time. Commercial legislation which are obligatory for enterprises accounting books. The main books are:
Classes of books
Book diary or Journal
It is the main accounting book where are collected, in chronological order, all the operations of business economic activity, as they are produced at the time.The annotation of an economic fact book journal called "seat"

Seat

The seat is the unit of accounting information in the books input register. From the seats, the accounting process is able to develop, through aggregation, information of synthesis necessary for internal use, the managers of the company, and external, for use by third parties, identified primarily in the annual accounts.
General Ledger and Ledger
This book compiles the information already included in the newspaper, but reformatted by auditors, he records for each account, the principle of double entry, all charges and fertilizers made in them.
Book balance or Balance Sheet

The books of balance sheets reflect the situation of the assets of the company on a particular date. Balance sheets are created when we have moved the amounts from the accounts of the seats to your general ledger.

There are other books that are called assistants or Subdiarios:
    The book of buying and selling. These are the books that enter the resulting operations by purchases and sales of a period. His most important columns are: |Fecha|Supplier or Cliente|N ° Documento|Neto|IVA|TOTAL
    The book of American cash. This book is when using the jornalizador system, particularly of this is that it both revenue as expenses of the Fund.

Accounting standards

The operation of the accounting is regulated by accounting standards, due to character fiscal, cultural, economic and political differences, can be very different in each country, making it difficult to the comparability of the information published by companies in different countries. These rules may be adopted legally or they may be regulated by private professional bodies. Its content includes principles, rules and practices necessary to prepare the financial statements.
Financial statements - annual accounts

The so-called financial statements or annual accounts are reports showing synthesized form, the basic data of the accounting process of an exercise, its formulation is carried out once a year, after the end of the fiscal year. The documents that make up should be clear and express the true and fair view of heritage, the financial situation and the results of the company to which they refer.

Although each country regulates the mandatory content of financial statements, it can be composed of the following elements:

    the balance (also called patrimonial situation). The balance sheet reflected the heritage of the company on a certain date.
    the statement of income (also called profit and loss account) account "Profit and loss" expresses a decomposition of the profits or losses of the company during a fiscal year.
    the statement of changes in net equity (State of evolution of equity), which provides information on the amount of equity.
    the State's cash flow.
    memory (also known as supplementary information or notes). Memory expands and details the information contained in previous documents.

Financial statements provide reports that can be used by institutions to report the economic and financial situation and the changes experienced by it to a date or certain period of time. This information is useful for the Administration, management, regulatory and other types of stakeholders such as shareholders, creditors or owners.

According to the Conceptual framework for the preparation and presentation of financial statements, there are 4 measurement criteria:

Historical cost

Assets are recorded at the amount of cash or cash equivalents paid or the fair value of the asset surrendered to change at the time of the acquisition. Liabilities are recorded at the value of the product received in return for incurring the obligation or, in some circumstances (for example, to pay income tax) for the amounts of cash or cash equivalents expected to extinguish the corresponding obligation to pay.

Current cost

Assets are accounted for by the amount of cash or cash equivalents, which should be paid if he is currently acquiring the same asset or another of similar characteristics. Liabilities are recorded at the amount of cash or equivalent of cash required to settle the obligation at the present time.

Fair value

Assets are accounted for by the amount of cash or cash equivalents which could be obtained, at the present time, no forced selling them. Liabilities are recorded at their values of liquidation, i.e. the amounts without discounting of cash or cash equivalents, which is expected to pay for the obligations in the normal course of operations.

Present value

Assets are accounted for at the present value, discounting the future net cash inflows is expected to generate the game in the normal course of operations. Liabilities are recorded at present value, discounting the net outflows of cash that will be required to pay the obligations, in the normal course of operations.

 Structure of an accounting system

An accounting information system follows a basic model and an information well-designed system, thereby providing control, compatibility, flexibility and an acceptable relationship of cost / benefit. The accounting system of any company regardless of the accounting system that I used, must be implemented three steps basic to using related financial activities; the data must register, classify and summarize, however the accounting process involves communication to those who are interested and the interpretation of the accounting information to assist in making commercial decisions.

1. Registration of financial activity: in an accounting system should be a systematic record of daily trading activity in economic terms. In a company are carried out all kinds of transactions that can be expressed in monetary terms and that must be recorded in the accounting books. A transaction refers to a completed action rather than to a possible future action. Certainly, not all business events can measure and objectively describing in monetary terms.

2. Classification of information: a complete record of all commercial activities commonly involves a large volume of data, too big and diverse that it can be useful for the people in charge of making decisions. Therefore, the information to be classified in groups or categories. It must combine those transactions through which you receive or pay money.

3. Summary of information: for that used accounting information by those who make decisions, this should be summarized. For example, a full account of the transactions of sale of a company like Mars would be too long so that any person is devoted to read it. Responsible employees buy goods need information summarized by product sales. Store managers need sales information summarized by Department, while the top management of Mars will need sales information by warehouse.

These three steps that have been described: registration, classification and summary are the vehicles that are used to create the accounting information. However, the accounting process involves something more than the creation of information, also involves the communication of this information to those who are interested and the interpretation of the accounting information to assist in making commercial decisions. An accounting system must provide information to managers and also several external users who have an interest in the company's financial activities.


Use of the accounting information

The accounting is more than the process of creation of records and reports. The ultimate goal of accounting is the use of this information, its analysis and interpretation. The counters are concerned to understand the meaning of the amounts obtained. Looking for the relationship that exists between business events and financial results; studying the effect of different alternatives, for example, the purchase or lease of a new building; and seek significant trends that suggest what can happen in the future.

If managers, investors, creditors or Government employees are to give an effective use of accounting information, they must also have a knowledge about how he got those numbers and what they mean. An important part of this understanding is the clear recognition of the limitations of accounting reports. A business manager or other person in position to take decisions and that it does not have knowledge of accounting, probably not appreciate until point accounting information is based on estimates rather than precise and accurate measurements.

Characteristics of an effective system of accounting information.

A well-designed information system provides control, compatibility, flexibility and an acceptable relationship of cost / benefit.

Control: a good accounting system provides management control over the operations of the company. Internal controls are the methods and procedures that uses a business to authorize operations, protect its assets and ensure the accuracy of your accounting records.

Compatibility: an information system complies with the pattern of support when it operates without problems with the structure, staff, and the special characteristics of a business in particular.

In order to properly meet its objectives, accounting information must be understandable, useful and in certain cases it is required that the information is also comparable.

· The information is understandable when it is clear and easy to understand.

· The information is useful when it is relevant and reliable.

· The information is relevant when it has the value of feedback, value of prediction and is timely.

· The information is reliable when it is neutral, verifiable, and the extent to which faithfully represents the economic facts. Importance of accounting based on the users of the information. Accounting is of great importance because all companies need to take control of their financial and commercial negotiations. You will thus get greater productivity and use of their heritage.

On the other hand, the services provided by accounting are essential to obtain information of a legal nature. People who participate in the business world: owners, managers, bankers, stockbrokers, investors use the terms and the accounting concepts to describe resources and activities of any business, large or small. Although the accounting has achieved notable progress in the field of business, the accounting function is vital in all units of our society.

A person must explain their income and submit a statement of income. Often, a person must provide personal account information in order to buy a car or a House, receiving a scholarship, obtaining a credit card or get a bank loan. Large companies for actions are responsible for brought its shareholders, government agencies and the public.

The Government, States, cities and schools, must use accounting as a base to control their resources and measure their achievements. Accounting is also essential for the successful operation of a business, a University, a community, a social programme or a city.

All citizens need some knowledge of accounting if they want to act intelligently and accept challenges imposed by society. Persons who receive accounting reports are referred to as users of accounting information.

A business manager or other person in position to take decisions and that it does not have knowledge of accounting, probably not appreciate until point accounting information is based on estimates rather than precise and accurate measurements.